Viele Unternehmen haben sich bislang noch nicht oder nur am Rande mit der E‑Rechnung beschäftigt. Die verbleibende Zeit sollte jetzt genutzt werden: Nach § 14 Abs. 2 UStG müssen Rechnungen über bestimmte Umsätze zwischen inländischen Unternehmern grundsätzlich als strukturierte E‑Rechnungen ausgestellt werden. Die Übergangsregelungen des § 27 Abs. 38 UStG erlauben Papier- und, mit Zustimmung des Empfängers, einfache PDF-Rechnungen allgemein nur noch für Umsätze bis zum 31. Dezember 2026.
Wer im Jahr 2026 einen Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG von mehr als 800.000 Euro erzielt, muss daher für ab dem 1. Januar 2027 ausgeführte inländische B2B-Umsätze grundsätzlich E‑Rechnungen ausstellen. Unternehmen mit einem maßgeblichen Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro dürfen die Übergangsregelung für ihre Ausgangsrechnungen noch bis Ende 2027 nutzen. Spätestens ab dem 1. Januar 2028 greift die Verpflichtung unabhängig von dieser Umsatzgrenze. Bei einer umsatzsteuerlichen Organschaft ist für die 800.000-Euro-Grenze auf den Gesamtumsatz des Organkreises abzustellen.
Untätigkeit kann unmittelbare Folgen für den Geschäftsverkehr haben. Geschäftskunden werden zunehmend ordnungsgemäße E‑Rechnungen verlangen, weil eine einfache PDF oder Papierrechnung nach Ablauf der einschlägigen Übergangsregelung nicht mehr den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Fehlerhafte Rechnungen können zurückgewiesen werden, Berichtigungen erforderlich machen und Zahlungs- sowie Freigabeprozesse verzögern. Der Leistungsempfänger hat bei einem mangelhaften Datensatz außerdem einen zivilrechtlichen Anspruch auf eine ordnungsgemäße Rechnung.
Auch beim Rechnungseingang besteht Handlungsbedarf. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmer E‑Rechnungen empfangen können. Nach Ablauf der Übergangsregelungen ist eine Papier- oder einfache PDF-Rechnung in einem verpflichtenden E‑Rechnungsfall grundsätzlich keine ordnungsgemäße Rechnung. Die Finanzverwaltung kann deshalb den Vorsteuerabzug zunächst versagen, bis eine ordnungsgemäße berichtigende E‑Rechnung vorliegt. Zwar kann der Vorsteuerabzug unter strengen Voraussetzungen auch anhand vollständiger objektiver Nachweise möglich bleiben. Darauf sollten sich Unternehmen im laufenden Rechnungsprozess jedoch nicht verlassen.
Unternehmen sollten daher noch vor dem Jahreswechsel:
Wer nur die eigene Ausgangsfaktura umstellt, hat deshalb erst die Hälfte der Aufgabe erledigt. Ebenso wichtig sind die Ansprache der Lieferanten und ein sicherer Prozess für Empfang, Prüfung und Archivierung eingehender E‑Rechnungen.