Der Versand von Rechnungen per E-Mail wird in der Wirtschaft mittlerweile allgemein akzeptiert. Ab 2025 wird dieser nun schrittweise auf eine neue gesetzliche Basis gestellt. Welche Auswirkungen sich daraus ergeben haben wir zusammengestellt.
Bereits gegenwärtig dürfen Unternehmen mit Zustimmung des Empfängers elektronische Rechnungen ausstellen. In der Praxis werden auf dieser Grundlage Rechnungen im PDF Format per E-Mail ausgetauscht. Zulässig sind aber auch andere Formen z.B. eine E-Mail, welche die gesetzlichen Pflichtangaben einer Rechnung enthält oder eine Bilddatei (tiff, jpg o.ä.).
Zum 1. Januar 2025 wird die elektronische Rechnung (e-Rechnung) erstmals gesetzlich definiert. Als e-Rechnung gilt dann eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird. Rechnungen die dieser Definition nicht entsprechen, gelten künftig als „sonstige Rechnung“. Eine einfache PDF- oder sonstige Bilddatei stellt nach dieser Definition keine elektronische sondern eine sonstige Rechnung dar – auch wenn diese per E-Mail zugestellt wird.
Zu zulässigen Formaten der künftigen e-Rechnung kann einem am 15. Oktober veröffentlichen BMF Schreiben näheres entnommen werden: Dieses unterscheidet zwischen „rein strukturierten“ und „hybriden“ Formaten, welche beide e-Rechnungen darstellen können.
Mit rein strukturierten Formaten sind vorrangig, aber nicht nur, Rechnungen nach dem Standard XRechnung gemeint. Dabei handelt es sich um XML-Dateien mit einer vorgegebenen Struktur. Derartige Dateien können nicht unmittelbar für das menschliche Auge lesbar gemacht werden. Statt dessen wird eine Software benötigt, welche die Inhalte der Rechnung visuell aufbereitet. Viele Finanzsoftwareprodukte wie z.B. Datev Unternehmen-Online werden künftig entsprechende Module zur Sichtbarmachung der Inhalte von XRechnungen enthalten.
Hybride Formate sind Dateien welche zusätzlich zum einem Datenteil (XML-Format) noch einen menschenlesbaren Teil (z.B. im PDF-Format) enthält. Als gängiges Beispiel nennt das BMF Schreiben das Format ZUGFeRD (ab Version 2.0.1). Dabei befindet sich in einer PDF Datei, welche normal geöffnet und gedruckt werden kann zusätzlich eine eingebettete XML-Datei. Für den Fall, dass die Rechnungsdaten im XML-Teil der hybriden Datei nicht dem Inhalt des PDF entsprechen ist nach dem BMF Vorgaben der XML-Teil maßgeblich – insbesondere für den Vorsteuerabzug.
Für den Empfang von e-Rechnungen reicht ein normales E-Mail Postfach. Dabei muss es sich nicht zwingend um ein gesondertes Postfach handeln, d.h. auch der Empfang über eine E-Mail Adresse, welche für andere Korrespondenz genutzt wird ist zulässig. Ebenso zulässig ist der Rechnungsempfang über elektronische Schnittstellen oder per Download aus Internetportalen.
In jedem Fall unterliegt die e-Rechnungsdatei künftig der Aufbewahrungspflicht. D.h. die empfangene Datei -gleich ob XML oder (hybrides) PDF)- muss so aufbewahrt werden, dass die maschinelle Auswertung durch das Finanzamt möglich ist.
Generell gilt die e-Rechnungs-Pflicht nur bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern (B2B). Rechnungen an Privatpersonen oder im Ausland ansässige Unternehmen müssen nicht als e-Rechnung ausgestellt werden. Ob der Empfänger umsatzsteuerpflichtig ist, spielt hingegen keine Rolle. Aufgrund dessen müssen künftig auch Rechnungen an Kleinunternehmer oder Unternehmer die ausschließlich steuerfreie Umsätze haben (z.B. Vermieter) als e-Rechnung geschrieben werden.
Die Einführung der e-Rechnung erfolgt stufenweise. Zunächst gilt ab 1. Januar 2025 für alle Unternehmen die Pflicht den Empfang von e-Rechnungen gewährleisten zu können. Diese Verpflichtung ist theoretisch bereits mit dem Vorhandensein einer E-Mail Adresse erfüllt. Um ggf. nicht durch das menschliche Auge lesbare Formate (XRechnung o.ä,.) nutzen zu können, wird darüber hinaus ggf. Software benötigt. Kostenlose Angebote dazu kann man bereits jetzt im Internet finden. Die gängige Datev-Software Unternehmen-Online ist ebenfalls in der Lage derartige Rechnungen zur verarbeiten.
In der Praxis ist davon auszugehen, dass nicht menschenlesbare Formate eine untergeordnete Rolle spielen werden. Statt dessen verwendete hybride Formate lassen sich normal mit PDF-Lesern öffnen, entsprechend ergäbe sich keine Änderungen gegenüber heute schon als „normale“ E-Mail eingehenden Rechnungen.
Ab 1. Januar 2027 müssen dann alle Unternehmen, deren Umsatz im Vorjahr mehr als 800.000 € betragen hat, verpflichtend e-Rechnungen ausstellen. Spätestens bis zu diesem Zeitpunkt muss Software eingeführt werden, (oder bestehende Software erweitert werden) mit der e-Rechnungen nach einem zulässigen Format erstellt werden können.
Ab 1. Januar 2028 müssen dann alle Unternehmen unabhängig von der Höhe der Umsätze verpflichtend e-Rechnungen ausstellen. Die Pflicht zur elektronischen Rechnungsausstellung betrifft dann auch Kleinunternehmer, die ggf. gar keine Umsatzsteuer abführen müssen.
Kurzfristig ergeben sich aus der Einführung der e-Rechnungen zumindest für kleine Unternehmen keine bedeutenden Neuerungen. In der Praxis ist davon auszugehen, dass viele Lieferanten entweder weiter Papier-Rechnungen senden, oder -falls e-Rechnungen verwendet werden- diese als „hybride“, d.h. lesbare PDF Datei senden.
Bis Ende 2026 bzw. bei Kleinstunternehmen 2027 müssen dann aber zwingend Voraussetzungen für das Erstellen von e-Rechnungen geschaffen werden. Wird bereits heute für das Erstellen von Rechnungen eine Software eingesetzt, sollte eine Anpassung dieser auf ein zulässige e-Rechnungsformat bis Ende 2026 erfolgen. Unternehmen, die Rechnungen noch ohne Software (z.B. mit Word oder gar handschriftlich) erstellen müssen bis dahin ihre Rechnungsprozesse modernisieren.
Die gesetzliche Vorgabe zur e-Rechnung ist inhaltlich grundsätzlich „technologieoffen“. D.h. es sind verschiedene strukturierte elektronische Formate zulässig, welche jeweils zwischen Lieferung und Kunde vereinbart werden können. Es bleibt zu hoffen, dass sich hier schnell ein allgemein akzeptierter Standard herausbildet.
Kritikwürdig ist die Beschränkung der Vorschriften zunächst auf inländische Umsätze. Es ist anzunehmen, dass zeitnah der Austausch elektronischer Rechnungen auch innerhalb der EU geregelt wird, dann ggf. verbunden mit digitalen Meldepflichten zum Zwecke der Bekämpfung der Steuerhinterziehung. Entsprechende Pläne wurden schon 2022 in einem EU-Richtlinienentwurf niedergeschrieben. Bei Umsetzung dieser Vorschläge könnte sich in Kürze erneuter Anpassungsbedarf ergeben.