Eine E‑Rechnung enthält strukturierte, maschinell verarbeitbare Rechnungsdaten. Übliche Formate sind XRechnung und ZUGFeRD. Eine gewöhnliche PDF ist keine E‑Rechnung.
Die Ausstellungspflicht betrifft grundsätzlich Umsätze zwischen inländischen Unternehmern, wenn der Kunde die Leistung für sein Unternehmen bezieht. Für Privatkunden gilt sie grundsätzlich nicht.
Für bis Ende 2026 ausgeführte Umsätze können grundsätzlich noch Papier- oder mit Zustimmung des Empfängers PDF-Rechnungen verwendet werden. Unternehmen mit einem maßgeblichen Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro dürfen dies für Umsätze des Jahres 2027 fortführen. Ab 2028 endet grundsätzlich auch diese Übergangsregelung.
Ja. Inländische Unternehmer müssen seit dem 1. Januar 2025 E‑Rechnungen empfangen können. Dafür genügt rechtlich zunächst ein E-Mail-Postfach.
Nein. Sie verlängert lediglich die Übergangsregelung für im Jahr 2027 ausgeführte Umsätze. Ab 2028 greift die Ausstellungspflicht grundsätzlich unabhängig von dieser Grenze.
Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Rechnungsausstellers nach § 19 Abs. 2 UStG im vorangegangenen Kalenderjahr. Er ist nicht ohne Weiteres mit dem handelsrechtlichen Jahresumsatz gleichzusetzen.
Ja. Auch Freiberufler sind umsatzsteuerlich Unternehmer. Die allgemeinen Regeln gelten, soweit keine Ausnahme oder Übergangsregelung greift.
Nein. B2C-Rechnungen fallen grundsätzlich nicht unter die obligatorische E‑Rechnung. Papierrechnungen bleiben zulässig; eine PDF kann mit Zustimmung des Empfängers elektronisch übermittelt werden.
Grundsätzlich nein, wenn der ausländische Kunde nicht durch eine am Umsatz beteiligte inländische Betriebsstätte als im Inland ansässig gilt. Ausländische Vorgaben und besondere B2G-Regelungen sind daneben gesondert zu prüfen.
Rechnungen bis zu einem Gesamtbetrag von 250 Euro können weiterhin als sonstige Rechnung ausgestellt werden. Maßgeblich ist der Gesamtbetrag der Rechnung.
Nein. Gemeinnützigkeit befreit nicht automatisch von der E‑Rechnung. Entscheidend ist, ob und in welchem Bereich die Organisation unternehmerisch tätig wird und wie der jeweilige Umsatz umsatzsteuerlich behandelt wird.
Nein. Der Kleinunternehmerstatus richtet sich nach § 19 UStG und den maßgeblichen Umsatzgrenzen. Er folgt nicht aus der Gemeinnützigkeit.
Soweit die gemeinnützige Organisation nichtunternehmerisch tätig ist, gelten die umsatzsteuerlichen E‑Rechnungsregeln für diesen Bereich grundsätzlich nicht. Dazu können insbesondere echte Mitgliedsbeiträge und Spenden ohne Gegenleistung gehören.
Sie können unternehmerische Bereiche darstellen. Ob eine E‑Rechnung auszustellen ist, hängt insbesondere davon ab, ob der konkrete Umsatz steuerpflichtig oder von einer einschlägigen Ausnahme erfasst ist.
Nein. Rechnungen über nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfreie Kleinunternehmerumsätze dürfen gemäß § 34a UStDV immer als sonstige Rechnung ausgestellt werden. Papier- und mit Zustimmung des Empfängers PDF-Rechnungen bleiben damit möglich.
Ja. Die Ausnahme betrifft die Ausstellung, nicht den Empfang. Auch Kleinunternehmer müssen seit dem 1. Januar 2025 E‑Rechnungen empfangen können.
Ja. Eine empfangene E‑Rechnung muss als digitale Originaldatei erhalten bleiben. Sie ist wie jede andere Eingangsrechnung sachlich und inhaltlich zu prüfen.
Ab dem Wechsel gelten unter den übrigen Voraussetzungen die allgemeinen Regeln zur Ausstellung von E‑Rechnungen. Die Faktura sollte deshalb rechtzeitig umgestellt werden.
Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber können besondere B2G-Vorschriften gelten, auch wenn nach dem Umsatzsteuerrecht keine E‑Rechnungspflicht besteht. Umsatzsteuerrecht und E‑Rechnungsverordnungen sind getrennt zu prüfen.
Ja. Teilen Sie ihnen frühzeitig die zentrale Rechnungsadresse, bevorzugte Formate und erforderliche Bestell-, Projekt- oder Lieferantennummern mit.
Hat der Lieferant keinen Anspruch mehr auf die Übergangsregelung, ist eine Papier- oder einfache PDF-Rechnung grundsätzlich nicht ordnungsgemäß. Dadurch kann Ihr Vorsteuerabzug gefährdet werden.
Bei erkennbar größeren Lieferanten sollte ab 2027 eine E‑Rechnung angefordert werden. Im Zweifel kann der Lieferant um Bestätigung gebeten werden, ob er noch eine Übergangsregelung nutzt.
Bei bestehender E‑Rechnungspflicht grundsätzlich nicht. Ein Anspruch auf eine alternative Papier- oder PDF-Rechnung besteht dann nicht.
Gesetzlich genügt ein E-Mail-Postfach. Organisatorisch ist eine zentrale Adresse wie „rechnung@unternehmen.de“ jedoch sinnvoll.
Nein, nicht automatisch. Nur eine PDF mit einem zulässigen eingebetteten strukturierten Datensatz, insbesondere eine geeignete ZUGFeRD-Datei, kann eine E‑Rechnung sein.
Eine XRechnung wird regelmäßig als XML-Datei übermittelt. Zur lesbaren Darstellung wird ein Viewer oder eine geeignete Buchhaltungssoftware benötigt.
Sie sieht meist wie eine gewöhnliche PDF aus, enthält aber zusätzlich einen eingebetteten XML-Datensatz. Eine sichere Erkennung erfolgt über geeignete Software oder einen Validator.
Die Rechnung sollte nicht ungeprüft gebucht werden. Bei ZUGFeRD ist grundsätzlich der strukturierte Datensatz führend. Bei relevanten Abweichungen sollte eine berichtigte Rechnung verlangt werden.
Eine Validierung ist keine unmittelbare Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung. Das BMF hält sie aber für sinnvoll und empfiehlt sie bereits bei Erstellung und Versand.
Sie prüft insbesondere das technische Format und die Geschäftsregeln des verwendeten E‑Rechnungsformats. Sie kann fehlende oder logisch widersprüchliche Angaben anzeigen.
Nein. Steuersatz, Leistungsinhalt, Leistungszeitpunkt, § 13b UStG und der tatsächliche Leistungsaustausch müssen weiterhin fachlich geprüft werden.
Nein. Manche technisch kritischen Geschäftsregelfehler betreffen keine umsatzsteuerliche Pflichtangabe. Der konkrete Fehler muss eingeordnet werden.
Für die Anzeige einzelner Dateien steht der unverbindliche ELSTER-Dienst zur Verfügung. Für XRechnungen gibt es außerdem öffentliche Validatoren. Bei vertraulichen Rechnungen sollte bevorzugt die eigene Buchhaltungs- oder Dokumentenmanagementlösung genutzt werden.
Ja. E‑Rechnungen können bereitgestellt, digital geprüft und freigegeben, in Belege online archiviert und an die Finanzbuchführung oder Kanzlei übergeben werden.
Es kann den Empfang über E-Mail oder angebundene Netzwerke automatisieren und die Rechnungen an Belege online weiterleiten.
Nach Empfehlung des BMF ja. Sie dokumentieren das technische Prüfungsergebnis, ersetzen aber nicht die sachliche Rechnungsprüfung.
Eine daraus erzeugte gewöhnliche PDF ist keine E‑Rechnung. Sie benötigen eine Lösung, die einen zulässigen strukturierten Datensatz erzeugt.
Nicht zwingend. Prüfen Sie zunächst, ob Ihre vorhandene Faktura-, Branchen- oder ERP-Software durch ein Update oder Zusatzmodul E‑Rechnungen erstellen kann.
Mindestens zulässige Formate, alle Rechnungspflichtangaben, Validierung, Berichtigungen, Archivierung und die im Betrieb vorkommenden Sonderfälle.
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Beispielsweise bieten sevdesk, B2Brouter und Kostenlose-Erechnung.de kostenlose oder begrenzte Einstiegslösungen an. Vor Nutzung sollten Funktionsumfang, Datenschutz, Archivierung und Exportmöglichkeiten geprüft werden.
Nein. Rechnungsnummernkreis, Kundenstammdaten, Berichtigungen, Versandnachweise und unveränderte Archivierung müssen gegebenenfalls zusätzlich organisiert werden.
Für typische B2B-Rechnungen ist ZUGFeRD häufig praktisch, weil die Datei zugleich eine lesbare PDF-Darstellung und strukturierte Daten enthält. Kundenanforderungen bleiben zu beachten.
Grundsätzlich nein. Eine Leitweg-ID wird typischerweise für Rechnungen an Behörden benötigt.
Ja. Das Gesetz schreibt keinen bestimmten Übermittlungsweg vor. Auch Portale, Schnittstellen oder gemeinsame Speicherorte kommen in Betracht.
Nein. Bei bestehender gesetzlicher Verpflichtung ist seine Zustimmung nicht erforderlich.
Eine Dauerrechnung rechnet wiederkehrende Leistungen aus einem Dauerschuldverhältnis ab, beispielsweise laufende Mieten, Pachten, Wartungsleistungen oder monatliche Beratungspauschalen.
Ja, wenn er die erforderlichen Rechnungsangaben enthält und die Abrechnung der Umsatzsteuer eindeutig, klar und unbedingt ist. Fehlt im Vertrag der einzelne Leistungszeitraum, kann sich dieser aus den jeweiligen Zahlungsbelegen ergeben.
Grundsätzlich nein. Besteht E‑Rechnungspflicht, reicht bei einem Dauerschuldverhältnis grundsätzlich eine einmalige E‑Rechnung für den ersten Teilleistungszeitraum aus. Der Vertrag muss als Anhang enthalten sein oder aus der E‑Rechnung muss klar hervorgehen, dass es sich um eine Dauerrechnung handelt.
Es kann eine einmalige Nummer aus dem Vertrag verwendet werden, beispielsweise eine Wohnungs-, Objekt-, Vertrags- oder Mieternummer. Die einzelnen Zahlungsbelege benötigen keine gesonderten fortlaufenden Rechnungsnummern.
Der Vertrag kann als ergänzende Angabe in die E‑Rechnung eingebettet werden. Die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben, insbesondere die Steuernummer oder USt-IdNr. des Vermieters, müssen aber im strukturierten Rechnungsteil selbst enthalten sein.
Ändern sich umsatzsteuerliche Pflichtangaben, beispielsweise das Entgelt infolge einer Mieterhöhung, muss der Vermieter die ursprüngliche E‑Rechnung berichtigen oder eine neue E‑Rechnung ausstellen.
Auch dann ändern sich umsatzsteuerlich relevante Rechnungsangaben. Die Dauerrechnung muss durch eine neue oder berichtigte E‑Rechnung angepasst werden.
Nicht zwingend. Wurde die Dauerrechnung während der Übergangsphase zulässigerweise als Papier- oder PDF-Rechnung erteilt und ändern sich ihre Rechnungsangaben nicht, muss nicht allein wegen des Ablaufs der Übergangsfrist zusätzlich eine E‑Rechnung ausgestellt werden.
Der Empfänger sollte prüfen, ob Dauerrechnung und Vertrag zusammen alle erforderlichen Angaben enthalten, die Umsatzsteuer eindeutig ausgewiesen ist und die Zahlung dem jeweiligen Leistungszeitraum zugeordnet werden kann.
Bei einer ordnungsgemäßen Dauerrechnung grundsätzlich nicht. Dauerrechnung beziehungsweise Vertrag und der jeweilige Zahlungsbeleg müssen aber gemeinsam den wiederkehrenden Leistungsbezug und den betreffenden Zeitraum nachvollziehbar machen.
Aufzubewahren sind insbesondere die digitale Dauerrechnung, der eingebettete oder zugehörige Vertrag, spätere Änderungs- oder Berichtigungsrechnungen und die Zahlungsbelege.
Er sollte eine neue oder berichtigte E‑Dauerrechnung anfordern. Der bisherige Vertrag beziehungsweise die alte Dauerrechnung reicht für den geänderten Betrag allein nicht mehr aus.
Nein. Die umsatzsteuerliche E‑Rechnungspflicht greift regelmäßig nicht bei steuerfreier Grundstücksvermietung nach § 4 Nr. 12 UStG. Sie kann aber bei einer wirksam zur Umsatzsteuer optierten gewerblichen Vermietung zwischen inländischen Unternehmern relevant werden.
Für B2C-Umsätze besteht keine obligatorische E‑Rechnungspflicht. Ein Vermieter kann daher beispielsweise bei einer Wohnungsvermietung an eine Privatperson weiterhin mit einem Papiervertrag oder einer sonstigen Rechnung arbeiten.
Auch sie können der E‑Rechnungspflicht unterliegen. Die eingesetzte Software sollte Rechnungstyp, Leistungsbezug und spätere Schlussabrechnung zutreffend abbilden.
Vereinnahmte Teilentgelte müssen zutreffend abgesetzt werden. Die Einzelheiten können in einem eingebetteten Anhang dargestellt werden, wenn der strukturierte Teil ausdrücklich darauf verweist.
Im strukturierten Teil können derzeit die einzelnen Gewerke mit ihren Summen ausreichen. Die detaillierte Aufgliederung nach dem Leistungsverzeichnis muss dann in einer menschenlesbaren Anlage enthalten und eindeutig in Bezug genommen werden.
Ja, wenn für den Umsatz E‑Rechnungspflicht besteht. Die Berichtigung muss die ursprüngliche Rechnung eindeutig bezeichnen und den vorgesehenen Rechnungstyp verwenden.
Für eine förmliche Berichtigung einer verpflichtenden E‑Rechnung grundsätzlich nicht. Die korrigierten Pflichtangaben müssen in einer berichtigten E‑Rechnung enthalten sein.
Bei einer bloßen Änderung der Bemessungsgrundlage grundsätzlich nicht. Die ursprüngliche Rechnung muss jedoch die vereinbarte Entgeltminderung ordnungsgemäß berücksichtigen oder bezeichnen.
Ändern sich Leistungsumfang oder Leistungsinhalt, ist grundsätzlich eine Rechnungsberichtigung erforderlich. Das gilt insbesondere bei relevanten Aufmaßänderungen.
Das sollte unterbleiben. Änderungen sind im Fakturaprogramm vorzunehmen, damit PDF und XML übereinstimmen und Risiken nach § 14c UStG vermieden werden.
Umsatzsteuerlich beträgt die Aufbewahrungsfrist acht Jahre. Andere handels- und steuerrechtliche Pflichten bleiben daneben zu beachten.
Die digitale Originaldatei mit dem strukturierten Datensatz, also beispielsweise die XML-Datei oder die vollständige ZUGFeRD-Datei.
Nein. Ein Ausdruck enthält nicht mehr den maschinell auswertbaren strukturierten Datensatz.
Nein. Sie dient nur der Visualisierung und ersetzt die ursprüngliche XML-Datei nicht.
Eine zusätzliche Papiernotiz ist möglich, ersetzt aber nicht den digitalen Prozess. Die Originaldatei und die Freigabe sollten elektronisch und nachvollziehbar miteinander verbunden bleiben.
Digital empfangen, Original sichern, validieren, visualisieren, sachlich und steuerlich prüfen, digital freigeben, buchen und unverändert archivieren.
Der tatsächliche Prozess sollte nachvollziehbar dokumentiert sein, insbesondere Eingang, Validierung, Prüfung, Freigabe, Berichtigung, Buchungsübergabe und Archivierung.
Der Kunde kann eine ordnungsgemäße E‑Rechnung verlangen und die vorgelegte Papier- oder PDF-Rechnung beanstanden. Dadurch können Zahlungsfreigabe und Zahlung verzögert werden.
Wer vorsätzlich oder leichtfertig entgegen § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG eine Rechnung nicht oder nicht rechtzeitig ausstellt, handelt ordnungswidrig. § 26a Abs. 3 UStG sieht hierfür eine Geldbuße von bis zu 5.000 Euro vor. Ob die Voraussetzungen im Einzelfall erfüllt sind, ist gesondert zu prüfen.
Das Gesetz nennt ausdrücklich die nicht oder nicht rechtzeitig ausgestellte Rechnung. Wie Verstöße allein gegen die vorgeschriebene elektronische Form bußgeldrechtlich einzuordnen sind, kann im Einzelfall auslegungsbedürftig sein. Ein automatisches Bußgeld „pro fehlerhafter Datei“ sollte daher nicht unterstellt werden.
Eine sonstige Rechnung ist bei bestehender E‑Rechnungspflicht grundsätzlich nicht ordnungsgemäß. Der Vorsteuerabzug des Kunden kann deshalb beanstandet werden, bis eine berichtigte E‑Rechnung vorliegt.
Nicht zwingend. Das BMF erlaubt unter strengem Maßstab den Nachweis der materiellen Voraussetzungen durch objektive Unterlagen. Der sichere Weg bleibt jedoch die berichtigte E‑Rechnung.
Die Finanzverwaltung kann die Nachvollziehbarkeit und Ordnungsmäßigkeit beanstanden. Die vorsätzliche oder leichtfertige Verletzung der achtjährigen Rechnungsaufbewahrung kann mit einer Geldbuße bis zu 5.000 Euro geahndet werden.
Unternehmen müssen insbesondere die digitale Originaldatei, die maschinelle Auswertbarkeit und den nachvollziehbaren Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung sicherstellen.
Strukturierte Rechnungsdaten schaffen die technische Grundlage für eine einheitlichere maschinelle Auswertung. Die BMF-Schreiben legen allerdings noch keinen abschließenden speziellen Prüfungskatalog fest.
Originaldatei, relevante Anlagen, gegebenenfalls Validierungsbericht, Freigaben sowie die Verbindung zu Bestellung, Vertrag, Lieferschein, Aufmaß und Zahlung.
Für Ausgangsrechnungen kann ein kostenloser Generator genügen. Für Eingangsrechnungen werden mindestens ein geregelter E-Mail-Eingang, eine Anzeige- beziehungsweise Validierungsmöglichkeit und eine geordnete digitale Ablage benötigt.
Prüfen Sie mit der Kanzlei, ob Upload Mail oder Upload online, Belege online und gegebenenfalls Belegfreigabe online bereits passend eingerichtet sind.
Die Zuständigkeiten für Eingang, technische Prüfung, sachliche Freigabe, steuerliche Kontrolle, Zahlung und Archivierung sollten ausdrücklich festgelegt werden.
Jetzt. Unternehmen oberhalb der maßgeblichen 800.000-Euro-Grenze müssen ihre Ausgangsprozesse für ab dem 1. Januar 2027 ausgeführte Umsätze beherrschen. Alle Unternehmer müssen den Empfang bereits heute sicherstellen.