Die Umstellung auf die E‑Rechnung betrifft nicht nur die eigene Rechnungsschreibung. Unternehmen müssen ebenso sicherstellen, dass ihre Lieferanten ordnungsgemäße E‑Rechnungen übermitteln und dass diese im eigenen Unternehmen technisch geprüft, sachlich freigegeben und unverändert aufbewahrt werden.
Für bestimmte Umsätze zwischen inländischen Unternehmern schreibt § 14 Abs. 2 UStG grundsätzlich eine E‑Rechnung vor. Die allgemeinen Übergangserleichterungen für Papier- und PDF-Rechnungen enden mit Ablauf des 31. Dezember 2026.
Nur Rechnungsaussteller, deren Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat, dürfen für im Jahr 2027 ausgeführte Umsätze grundsätzlich noch Papier- oder, mit Zustimmung des Empfängers, einfache PDF-Rechnungen verwenden. Ab dem 1. Januar 2028 endet auch diese Erleichterung. Eine dauerhafte Ausnahme gilt dann nur noch für Kleinbetragsrechnungen bis einschließlich 250 Euro brutto. Diese können auch nach Ablauf der Übergangsfristen weiterhin auf Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, als einfache PDF-Rechnung ausgestellt werden.
Unternehmen werden den maßgeblichen Gesamtumsatz ihrer Lieferanten häufig nicht kennen. Bei erkennbar größeren Lieferanten sollte deshalb ab dem 1. Januar 2027 konsequent auf einer ordnungsgemäßen E‑Rechnung bestanden werden.
Lieferanten sollten insbesondere darüber informiert werden,
Nach § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG setzt die Ausübung des Vorsteuerabzugs grundsätzlich voraus, dass der Unternehmer eine nach den §§ 14 und 14a UStG ausgestellte Rechnung besitzt.
War der Lieferant zur Ausstellung einer E‑Rechnung verpflichtet und übersendet er stattdessen nur eine Papier- oder einfache PDF-Rechnung, liegt nach Auffassung der Finanzverwaltung grundsätzlich keine ordnungsgemäße Rechnung vor. Der Vorsteuerabzug kann dann zunächst versagt werden. Der sichere Weg besteht darin, vom Lieferanten eine berichtigende E‑Rechnung anzufordern.
Das BMF lässt den Vorsteuerabzug ohne Berichtigung zwar unter strengen Voraussetzungen anhand objektiver Nachweise zu. Auf diese Auffanglösung sollten Unternehmen ihren laufenden Rechnungsprozess aber nicht ausrichten. Sie führt zu zusätzlichem Nachweisaufwand und verlagert das Risiko auf den Rechnungsempfänger.
Eingehende E‑Rechnungen sollten durch eine geeignete Anwendung validiert werden. Dabei wird insbesondere geprüft, ob
Das BMF unterscheidet zwischen Formatfehlern, Geschäftsregelfehlern und inhaltlichen Fehlern. Ein Formatfehler kann dazu führen, dass die Datei überhaupt nicht als E‑Rechnung gilt. Nicht jeder technisch als kritisch bezeichnete Geschäftsregelfehler ist dagegen automatisch umsatzsteuerlich schädlich.
Eine erfolgreiche Validierung besagt jedoch nicht, dass die Rechnung auch inhaltlich richtig ist. Leistung, Leistungszeitpunkt, Steuersatz, Steuerbetrag und mögliche Sonderregelungen wie § 13b UStG müssen weiterhin steuerlich und sachlich geprüft werden.
Das BMF gestattet dem Unternehmer, sich bei Beachtung der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns hinsichtlich Format und Geschäftsregeln auf das technische Ergebnis einer geeigneten Validierungsanwendung zu verlassen. Zum Nachweis empfiehlt es sich, den Validierungsbericht aufzubewahren.
Vorzugswürdig ist eine Validierung unmittelbar im eingesetzten Buchhaltungs-, Dokumentenmanagement- oder Rechnungseingangssystem. Dabei sollten Rechnung, Visualisierung und Validierungsbericht miteinander verknüpft bleiben.
Für die Kontrolle einzelner Rechnungen können außerdem öffentlich zugängliche Angebote genutzt werden. Die Steuerverwaltung bietet über ELSTER einen unverbindlichen Dienst zur Anzeige von XML- und PDF-Dateien an. Das Serviceportal Baden-Württemberg stellt einen formalen Validator für XRechnungen bereit.
ELSTER-Dienst zum Anzeigen von E‑Rechnungen
Öffentlicher XRechnungs-Validator Baden-Württemberg
Bei privaten Online-Validatoren sollten vor dem Hochladen echter Rechnungen insbesondere Datenschutz, Speicherort, Löschfristen und Vertraulichkeit geprüft werden.
Der strukturierte Rechnungsteil muss
aufbewahrt werden. Für Umsatzsteuerzwecke beträgt die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen acht Jahre. Weitergehende handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten bleiben zu beachten.
Bei einer XRechnung ist deshalb die ursprüngliche XML-Datei aufzubewahren. Bei ZUGFeRD muss die Originaldatei einschließlich des eingebetteten XML-Datensatzes erhalten bleiben.
Eine aus der XML-Datei erzeugte Ansicht, ein Ausdruck oder ein Screenshot ersetzt die originale E‑Rechnung nicht.
Der bisher verbreitete Ablauf
ist für E‑Rechnungen nicht mehr sachgerecht.
Die fachliche Prüfung und Freigabe bleiben selbstverständlich erforderlich. Sie müssen künftig aber so dokumentiert werden, dass der digitale Originalbeleg erhalten bleibt und der Prüfpfad nachvollziehbar ist.
Der angemessene Ablauf lautet daher:
Handschriftliche Notizen oder Stempel auf einem Ausdruck dürfen nicht dazu führen, dass nur noch das Papier und nicht der strukturierte Originaldatensatz aufbewahrt wird.
Die BMF-Schreiben enthalten keinen abschließenden besonderen Prüfungskatalog. Sie verlangen jedoch ausdrücklich, dass der strukturierte Teil in seiner ursprünglichen Form aufbewahrt wird und für die Finanzverwaltung maschinell auswertbar bleibt. Außerdem muss ein verlässlicher Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung bestehen.
Unternehmen sollten deshalb damit rechnen, im Rahmen einer Betriebsprüfung insbesondere folgende Unterlagen und Abläufe nachvollziehbar darstellen zu müssen:
Da strukturierte Rechnungsdaten maschinell auswertbar sind, lassen sich große Rechnungsbestände technisch einheitlicher auf Auffälligkeiten untersuchen. Systematische Fehler bei Formaten, Steuersätzen oder Rechnungsangaben können dadurch leichter erkennbar werden. Das ist eine naheliegende praktische Folge der maschinellen Auswertbarkeit, auch wenn die BMF-Schreiben kein konkretes automatisiertes Prüfverfahren festlegen.
Unternehmen sollten ihre Lieferanten jetzt aktiv in die Umstellung einbeziehen. Ab dem 1. Januar 2027 kann eine Papier- oder einfache PDF-Rechnung eines nicht mehr übergangsberechtigten Lieferanten den Vorsteuerabzug gefährden.
Der Vorsteuerabzug wird künftig nicht durch einen Stempel auf einem Ausdruck gesichert, sondern durch eine ordnungsgemäße digitale Rechnung, einen nachvollziehbaren Prüfprozess und die vollständige Aufbewahrung des strukturierten Originaldatensatzes.