Viele Unternehmen erhalten Rechnungen bereits seit Jahren per E-Mail. Dennoch ist nicht jede digital übersandte Rechnung eine E‑Rechnung im Sinne des Umsatzsteuerrechts.
Eine E‑Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Ihre Daten müssen sich elektronisch weiterverarbeiten lassen. Eine gewöhnliche PDF-Datei erfüllt diese Voraussetzung grundsätzlich nicht. Sie ist zwar eine elektronisch übermittelte Rechnung, rechtlich aber nur eine sogenannte sonstige Rechnung.
Eine XRechnung besteht aus einem strukturierten Datensatz, regelmäßig einer XML-Datei. Beim Öffnen sieht diese Datei für den Menschen zunächst wie eine unübersichtliche Folge aus Text, Zahlen und technischen Angaben aus.
Das ist kein Fehler. Die XRechnung ist in erster Linie für die maschinelle Verarbeitung bestimmt. Eine geeignete Buchhaltungssoftware oder ein Anzeigeprogramm kann die enthaltenen Daten auslesen und daraus eine verständliche Rechnungsansicht erzeugen.
Typisches Erkennungsmerkmal: Der E-Mail ist eine Datei mit der Endung „.xml“ beigefügt.
Die XML-Datei ist die eigentliche Rechnung. Eine daraus erzeugte Bildschirmansicht oder PDF dient lediglich dazu, den Inhalt für Menschen lesbar darzustellen.
Eine ZUGFeRD-Rechnung sieht auf den ersten Blick meist wie eine gewöhnliche PDF-Rechnung aus. Sie enthält jedoch zusätzlich einen eingebetteten strukturierten XML-Datensatz.
Damit verbindet ZUGFeRD zwei Darstellungen:
ZUGFeRD-Rechnungen erfüllen grundsätzlich ab Version 2.0.1 die Anforderungen an eine E‑Rechnung.
Wichtig ist: Bei einer ZUGFeRD-Rechnung sind grundsätzlich die strukturierten XML-Daten steuerlich führend. Stimmen die sichtbare PDF und der eingebettete Datensatz nicht überein, gehen die Angaben des strukturierten Rechnungsteils vor.
Viele Unternehmen erhalten ihre Telekom-Rechnungen bereits elektronisch als PDF oder laden sie im Kundencenter herunter. Umgangssprachlich wird eine solche Rechnung häufig als „elektronische Rechnung“ bezeichnet.
Umsatzsteuerlich ist sie aber nur dann eine E‑Rechnung, wenn die konkrete Datei einen zulässigen strukturierten Datensatz enthält. Eine gewöhnliche Telekom-PDF ohne eingebettete XML-Daten bleibt eine sonstige Rechnung. Die Telekom unterscheidet in ihren Informationen ebenfalls zwischen einer PDF-Rechnung per E-Mail und einer gesetzeskonformen maschinenlesbaren E‑Rechnung. Für Großkunden bietet sie daneben elektronische Abrechnungen im EDIFACT-Verfahren an.
Das Beispiel zeigt:
Nicht der Versand per E-Mail und auch nicht die Dateiendung „.pdf“ machen eine Rechnung zur E‑Rechnung. Entscheidend ist der strukturierte und maschinell verarbeitbare Datensatz.
Eine XRechnung ist aufgrund der XML-Datei meist leicht zu erkennen. Bei einer ZUGFeRD-Rechnung lässt sich dagegen durch bloßes Betrachten der PDF nicht zuverlässig feststellen, ob ein geeigneter XML-Datensatz eingebettet ist.
Eine geeignete Buchhaltungs- oder Rechnungseingangssoftware kann regelmäßig erkennen,
Zusätzlich stehen Anzeige- und Validierungsprogramme zur Verfügung. Die Steuerverwaltung bietet über ELSTER einen unverbindlichen Dienst an, mit dem einzelne XML- und PDF-Dateien angezeigt werden können.
Das Gesetz schreibt nicht ausdrücklich vor, dass jede einzelne E‑Rechnung zwingend mit einem bestimmten Validierungsprogramm geprüft werden muss. Unternehmen müssen aber beurteilen können, ob eine Lieferantenrechnung tatsächlich eine E‑Rechnung ist und ob sie die Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug erfüllt.
Das BMF empfiehlt deshalb den Einsatz einer geeigneten Validierungsanwendung. Der Validierungsbericht sollte nach Möglichkeit zusammen mit der Rechnung aufbewahrt werden. Eine technische Validierung ersetzt allerdings nicht die inhaltliche und sachliche Rechnungsprüfung.